Digitalización de pymes y negocios

Hace mucho que la digitalización dejó de ser ese término de moda que usan las empresas cuando hablan del futuro, transformándose en una realidad para todas las organizaciones que buscan adaptarse a lo que quieren los mercados. La penetración que actualmente tiene internet en la población ha hecho que las costumbres del consumidor hayan variado y que los negocios tuvieran que adaptarse a las nuevas necesidades. 

Hoy en día es habitual que la gente compre y venda cosas desde la palma de su mano utilizando su celular, por lo que esta actividad se ha vuelto una tendencia. Con esta gran cantidad de oportunidades disponibles, el paso lógico para mantener a una empresa vigente es digitalizarla.

• Empresas de todos los tamaños y áreas evolucionan hacia entornos digitales en los que se utilizan todo tipo de herramientas para almacenar la información de negocio, optimizar ser más eficientes sus procesos.
• Actualmente, la transformación digital se puede ver a través de distintos aspectos al interior de una empresa, desde el área de ventas, marketing o de operaciones.
• La digitalización como fenómeno global ya ha provocado cambios fundamentales en la forma en la que las compañías operan y entregan valor a sus clientes.

• Si quieres entender qué es la digitalización, debes tomar en cuenta que el mundo está cambiando de manera vertiginosa por el avance de la tecnología y los negocios también se tienen que adaptar a esta transformación.
• Compañías de todo el mundo aumentan sus presupuestos de inversión en tecnologías, para adaptarse a las nuevas costumbres de sus clientes, que ahora esperan comprar productos y servicios desde la comodidad de su hogar y que estos sean entregados lo antes posible.
• Hoy en día es cada vez más necesario contar con los avances tecnológicos que permitan esta nueva dinámica de operación empresarial, comenzando desde el procesamiento de las compras en un dispositivo móvil hasta procesos más complejos.
• Para dominar la digitalización de pymes y empresas de todo tipo, es necesario tener la capacidad para realizar cambios, que si bien están relacionados con la tecnología, deben llegar a la misma cultura e idiosincrasia de la organización. La adopción de nuevas tecnologías puede simplificar la operación y hacer más eficientes los procesos en busca de introducir una nueva y mejorada experiencia al cliente.

• En el desafío por adoptar activamente estas nuevas tendencias digitales, las empresas requieren incluir sus productos y servicios al entorno en línea, para así construir nuevos modelos de negocio y evitar rezagarse.
• Empresas innovadoras han traído cambios significativos en las industrias convencionales de hotelería, retail, logística y transporte, haciendo incluso que los hábitos de los consumidores se modifiquen de manera definitiva.
• Aquellas compañías que no se han podido adaptar a estos cambios corren peligro de desaparecer. La mentalidad empresarial debe enfocarse en mantenerse vigentes poniendo por delante lo que los consumidores quieren y necesitan.
• Iniciar el proceso de digitalización de tu negocio ofrece múltiples beneficios, como por ejemplo, reducción de costos, mejor seguridad y una mayor productividad.

Al lograr la digitalización una empresa alcanzará mejores resultados y en general podrá ser una mejor empresa.

• Aumento de la productividad. Cuando transformas tus operaciones y te ayudas de la tecnología para innovar en los procesos, tendrás flujos de trabajo mejores, más rápidos y con menos desgaste. Puedes aumentar la producción con los mismos recursos, incrementar tus ventas, tener empleados más productivos o reducir costos, aumentando así tus utilidades.
• Optimización de las operaciones. Al digitalizar tu empresa, todo lo que hagas deja un registro, lo cual ayuda mucho cuando llega el momento de realizar análisis del estado en que se encuentra el negocio. Con la asistencia de las diversas herramientas tecnológicas disponibles en el mercado, todos los empleados pueden tener acceso a información de forma sencilla y rápida. Los principales beneficios de la optimización tienen que ver con el acceso instantáneo y a la información, análisis rápido, gestión y colaboración de proyectos, y seguimiento en tiempo real.
• Reducción de costos. En un plan de negocios anual, puedes establecer que necesitas más ventas para hacer crecer tu empresa, pero también puedes buscar otras alternativas para triunfar. La productividad puede aumentar sin tener que sumar costos, siendo posible producir más con los mismos recursos o también obtener los mismos resultados utilizando menos insumos. Todo eso se consigue mediante la digitalización de las operaciones que trae más productividad y la baja de costos por acción de la automatización gracias a la tecnología.
• Aumento de la eficiencia. Las operaciones automatizadas, entregan mayor productividad y menores costos, dando como resultado una empresa más eficiente y con mejor margen de ganancia, algo muy deseado en un plan de negocios. Si bien la digitalización, por sí sola, puede conducir a un aumento de la eficiencia, también es posible ver este proceso como una oportunidad para analizar y mejorar varias funciones de una empresa; desde las ventas y la logística, hasta el soporte y operaciones post-venta.
• Mayor seguridad. Cuando inviertes en un proceso de digitalización no solo estás pensando en poder rastrear un documento digital y controlar quién tiene acceso a él. También se trata de poder blindar todos los aspectos importantes de tu empresa para estar preparado ante un eventual ciberataque que pueda afectar tus operaciones diarias o afectar la información de los clientes.

Para ayudarte a dar el siguiente paso en la transformación digital de tu empresa de una tradicional a una digital (o híbrida), toma nota de las herramientas que necesitarás para los cambios que se aproximan. Si las aprovechas de buena manera, no las considerarás como un gasto, sino más bien como una inversión. 

De hecho, cada uno de estos instrumentos digitales pueden ser una inversión en el largo plazo y  te permitirán adelantarte a tus competidores, mejorando la sostenibilidad de tu negocio.

• Herramientas colaborativas. Sin duda, que estos programas basados en la nube te permiten un mejor trabajo en equipo. Hoy en día, la movilidad es crucial para los empleados, quienes además necesitan acceso a datos e información en cualquier momento. Para desarrollar y hacer crecer cualquier tipo de empresa, es clave incorporar el uso de una plataforma colaborativa a tu esquema de trabajo, ofreciéndote múltiples beneficios, como por ejemplo, administrar los datos, ejecutar funciones comerciales críticas, organizar actividades en las que diversas áreas participan, entre otras.
• Plataformas de comunicación. La comunicación es un requisito clave para el éxito de cualquier empresa, pues es un área que afecta la productividad y por ende, a tu organización completa. A diferencia de los correos electrónicos, hay plataformas de comunicación digital que centralizan todas las comunicaciones y proporcionan eficiencia en la interacción. La tecnología ha transformado la forma en la que trabajan los empleados, pues ya no están limitados a un solo espacio físico. Es por eso que es indispensable incluir nuevas plataformas de comunicación para lograr así un buen trabajo en equipo.
• Gestión de las Relaciones con Clientes (CRM). Se refiere al conjunto de prácticas, planificaciones de negocio y tecnologías centradas en la relación con clientes. Entre sus múltiples beneficios se cuentan, la asistencia a las empresas para comprender y abordar las necesidades de los consumidores, automatizar tareas, acortar los ciclos de ventas, aumentar la retención, generar flujos de conversión, entre otros. Gracias a los datos almacenados y procesados por el programa, puedes desarrollar una estrategia de comercialización eficaz para satisfacer las expectativas de tus compradores.
• Sistema de Gestión de Contenido (CMS). Estas plataformas te permiten crear y administrar contenido digital en sitios web, aplicaciones móviles y redes sociales. Tus contenidos y el cómo se ve tu sitio web inciden mucho en la toma de decisiones de tus posibles clientes. Las páginas web exitosas son aquellas que son visualmente atractivas, fáciles de navegar, brindan información relevante y específica, responden preguntas más frecuentes, tienen contenido de valor y son muy transparentes con información de la empresa.
• Almacenamiento en la nube. Las soluciones de almacenamiento en la nube son esenciales para las organizaciones que buscan escalabilidad, implementación rápida, así como mejoras sustanciales en sus procesos. Con este tipo de almacenamiento, no hay equipos físicos, por lo que puedes eliminar o aumentar las capacidades de tu empresa rápidamente y bajo demanda. El acceso a todo lo importante estará disponible desde cualquier lugar, en cualquier momento y para cualquier dispositivo conectado a internet.
• Herramientas de gestión de proyectos. Una gestión de proyectos exitosa significa una mayor eficiencia, un tiempo de comercialización más rápido y adelantar a la competencia. Es importante no solo elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu organización, sino también asegurarte de que este instrumento tecnológico sea ampliamente adoptado y usado en las operaciones diarias de tus empleados. Este tipo de software ayudará a tus equipos de trabajo a crear y programar tareas, apegarse a cronogramas de proyecto, realizar un seguimiento del progreso, aumentar la eficiencia y la capacidad de respuesta, así como proporcionar visibilidad para los directores y gerentes. En última instancia, tendrás empleados más productivos, proyectos exitosos y clientes felices.

Para la digitalización de pymes y todo tipo de empresas, se requiere situar a los clientes como eje central en las acciones que se realizarán, lo que ofrece importantes ventajas. Una de ellas es la constante necesidad de mejorar y la proximidad con nuevos posibles compradores hará que te enfoques en este punto con mucha atención. 

Estas son algunas de las ventajas de digitalizar tu negocio.

• Aumenta la satisfacción del cliente. Las expectativas de los clientes han aumentado considerablemente en términos del servicio añadido que esperan sobre lo que están adquiriendo. Por ejemplo, al momento de hacer una compra en una tienda en línea, las personas esperan tener aquello que pagaron en el tiempo estimado que les informó ese comercio, pues para estos nuevos consumidores, parte de lo que pagan es la comodidad de no tener que salir de casa para obtener ese producto lo antes posible.
• Aumento de productividad. Este es un resultado directo de la automatización, pues cuando las empresas logran realizar algunas de sus tareas mediante computadores o máquinas, y estas se encargan de aquello que es rutinario, pueden ahorrar tiempo y aumentar la productividad, al optimizar las acciones y centrarse en aquello que produce más valor.
• Incremento de rentabilidad. La mayor eficiencia y el aumento de la productividad que se obtiene como resultado de la automatización, se traducirá en algunos ahorros directos en el resultado final y, por consiguiente, en la disminución de costos y aumento de rentabilidad.
• Mejor toma de decisiones. La digitalización va de la mano con la gestión de los datos, a lo que se conoce como Big Data, estos macrodatos aportan una gran cantidad de información, lo que conduce a tener los elementos necesarios para tomar las mejores decisiones de manera informada. Siendo esto último fundamental para la adecuada estrategia que pueda tener un negocio en el largo plazo.
• Fomenta la innovación. La transformación digital te obliga a actuar y, una vez que comienzas a tomar acciones, la inercia hará que encuentres detalles que requieren ser solucionados. Con ello, deberás usar toda la creatividad posible, lo que suele conducir a una dinámica de innovación.

Las empresas deben estar atentas a los cambios así como a las expectativas que tienen los consumidores de ellas. Por eso, un proceso de transformación digital requerirá que las compañías inviertan en tecnologías digitales innovadoras y eficientes para adaptarse a los nuevos tiempos. Pero, ¿cómo dar este salto?

• Establece protocolos digitales. La planificación es esencial en la digitalización de tu negocio, por eso es vital considerar cómo estos cambios afectarán tus operaciones diarias para así identificar lo que se modificará con estos nuevos procesos. Evita que tu empresa comience con acciones que resulten ineficaces y que además generen una respuesta negativa, lo ideal es iniciar un proceso de digitalización interna que abarque diferentes áreas que interactúen entre sí durante estos cambios de adopción tecnológica.
• Proporciona soporte móvil. Un componente fundamental de la digitalización de tu negocio es tener presencia en los dispositivos móviles. Si tus empleados o tus clientes no pueden conectarse con tu negocio desde sus propios dispositivos, tendrás acciones que no tendrán un impacto positivo durante el cambio tecnológico que estás adoptando, por lo que piensa siempre en la experiencia del usuario.
• Incorpora tecnologías basadas en la nube. El desarrollo de un plan de digitalización empresarial debe tener tecnologías basadas en la nube, ya sea un programa de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o un sistema de almacenamiento de datos. El propósito de esto es tener la posibilidad de centralizar la gestión en un soporte que es seguro y que no depende de una ubicación física. Según el giro de tu negocio, considera tecnologías adicionales que complementen la forma en la que trabajas.
• Apunta a la experiencia del cliente. La digitalización de tus procesos comerciales debe incluir, como prioridad, una experiencia que sea satisfactoria para el cliente. Dependiendo de los objetivos de digitalización, es posible que debas contratar empleados adicionales con habilidades específicas que agreguen valor a tu negocio, como por ejemplo, diseñadores de experiencia de usuario y especialistas en Big Data. Ambos roles brindan la posibilidad de entender qué es lo que quieren los consumidores para poder virar hacia esa dirección e impactar positivamente en el éxito de tu empresa.
• Reduce los posibles cuellos de botella. Un proceso de digitalización es aquel en el que toda la empresa se compromete con el nuevo rumbo que requieren las operaciones para el funcionamiento, ya sea en un entorno híbrido (digital y tradicional) o uno que sea 100% enfocado al mundo en línea. Por eso es fundamental que todos en la empresa entiendan que sus funciones sufrirán algunas modificaciones y que deben adaptarse a esos cambios, así como la cultura empresarial también debe adaptarse.
• No olvides los comentarios de los clientes. Para todos los negocios, es fundamental evaluar la respuesta de los clientes. Es muy importante hacer una evaluación de la reacción de los usuarios a cada esfuerzo que se haga para mejorar el servicio. Las opiniones te ayudarán a descubrir dónde necesitas realizar ajustes para hacer cambios necesarios, encontrar posibles errores e identificar áreas de oportunidad.

Las empresas de tecnología que más éxito han tenido en los últimos años son aquellas que dejaron los modelos tradicionales para idear operaciones que resuelven problemas y atienden necesidades de forma muy eficiente, en lugar de solo vender productos. 

Por ello, en un proceso de digitalización es muy importante cambiar la mentalidad de la empresa y lo que implica el uso de tecnología. Sin lograr lo anterior, implementar el uso de diferentes equipos tecnológicos junto con la utilización de software y programas innovadores no traerá buenos resultados.

Ya viste los múltiples beneficios y ventajas que tiene en la actualidad digitalizar tu negocio, ahora depende de ti tomar estos consejos y comenzar a aprovechar diferentes herramientas digitales que pueden ayudar al desarrollo de tu negocio, así como a tener la posibilidad de acceder a diferentes opciones de financiamiento.