¿Qué es un acta notarial y en qué trámites se recomienda?

Considera que un instrumento de este tipo es en sentido general, un documento o escritura, en el que se atestigua que algún hecho o acto efectivamente sucedió y, una vez es autorizado por alguien que tenga fe pública y esté debidamente preparado, puede garantizar que dicho suceso fue legal.

Al conocer qué es un instrumento notarial, podrás comprender que se refiere a un documento autorizado y validado por un notario, quien a su vez es especialista en derecho. De esta manera, el instrumento cobrará un carácter oficial en cualquier tipo de acto jurídico donde se le requiera.

Se trata de un instrumento notarial que posee, además, un carácter público. Las actas recogen hechos que se hayan verificado objetivamente y deben reflejar el número, fecha e identificación del notario, así como los datos de las personas que comparecen.

El notario hará constar en un documento, bajo su fe, uno o varios hechos que presenció y que le consten, tal como ratificaciones de firmas. Tras asegurarse de que todos los folios siguen el protocolo jurídico debido, los autorizará mediante su firma o sello. A partir de entonces, el acta podrá reproducirse cuantas veces sea necesario.

Ahora bien, mientras que una escritura acredita actos jurídicos como la posesión de una vivienda, testamentos, contratos y títulos de crédito, un acta notarial solamente hace constar hechos presenciados por el notario, por ejemplo, protesta de decir verdad o ratificación de firmas.

Estos son algunos de los hechos para los cuales el notario puede crear un acta, de acuerdo a la Ley del Notariado:

1. Comprobar la identidad de personas. Con el objetivo de identificarte y dejar constancia de tu existencia mediante el correcto trámite de un notario, deberás presentar un documento de identidad vigente, como tu credencial para votar o el pasaporte. Esta acta, asimismo, puede ser requerida en otros de los trámites enlistados a continuación.
2. Reconocer firmas en documentos. Esta acta certifica que la firma que figura en un documento efectivamente corresponde a la persona signataria. Usualmente, el notario hace esto al comparar la firma en un documento oficial de la persona contra la firma que esta acaba de ejecutar. También, es posible que el notario certifique que dichas firmas fueron hechas en su presencia. Es conveniente ratificar firmas en aquellos documentos que requieran autenticidad en una fecha exacta. Por ejemplo, tras finalizarse contratos de renta, de fianza o venta de automóviles.
3. Protocolizar documentos. Este es uno de los trámites que realiza un notario con más frecuencia. La protocolización de un documento significa que el notario inserta en él un texto de un acta notarial, ya sea mediante su transcripción o la reproducción de su imagen. Incluso puede agregarlo al apéndice o bajo el número que le corresponda en el documento. Es clave al ejecutar un trámite inmobiliario que posea validez legal; pues el documento servirá como aval en caso del incumplimiento de alguna de las partes.
4. Verificar la existencia de planos y fotografías. Siguiendo la línea de un adquirir un bien inmueble, también pueden surgir actas notariales que dejen registro de la existencia de planos arquitectónicos de una casa, así como fotografías de su estado. Esto resulta útil para el avalúo de terrenos, donde es vital conocer los metros cuadrados de construcción y el estado de la casa tanto en documentos como físicamente.
5. Emitir declaraciones bajo protesta de decir verdad. Esta acta notarial surge cuando se pretende integrar dos factores diferentes: el hecho de que una persona declare acontecimientos que le constan, y aquello que la persona manifestó en un documento o declaración ante notario. Cuando se realiza este testimonio, la información que aportas se asume como cierta. Así, esta declaración jurada te servirá después para ejecutar trámites administrativos como aplicar a becas de una institución, obtener apoyos económicos, o aplicar para un crédito.
6. Reportar hechos materiales. Claro está, una cosa es verificar la existencia de documentos, y otra cosa verificar aspectos tangibles en el mundo. En este caso, un acta notarial de hechos materiales puede serte de utilidad en cuanto a disputas de terrenos, pues esta reflejaría, por ejemplo, el hecho de que una finca se ha deteriorado o que se ha construido otra edificación en un terreno contiguo sin los permisos adecuados.

Los trámites que realiza un notario son variados y tendrán distintos grados de complejidad, pero representan una gran protección frente a diferentes procedimientos, como actas notariales de asambleas mercantiles, protestas de decir verdad, o ratificación de firmas en contratos ya escriturados.