Cómo hacer una nómina de empresa paso a paso

Sin lugar a dudas el activo más importante de una empresa son las personas y por ello el pago en tiempo y forma de su salario es indiscutible. Conoce cómo hacer una nómina y cumple con tus responsabilidades como empleador.

Cumplir con el pago de nómina puede ayudar a impulsar la productividad de tus colaboradores y generar un ambiente laboral positivo, ya que hay estudios que indican que el 25% de las personas que trabajan pueden sentirse poco valoradas si hay un error en su pago.

El recibo de nómina muestra cuánto ganan los empleados y qué deducciones se les aplican en un período específico a su salario bruto, por ejemplo, quincenal o mensual.

En otras palabras, es un registro que detalla los sueldos, salarios y beneficios que reciben las personas trabajadoras, así como las retenciones que se hacen, tal como los impuestos o aportaciones.

La nómina es sumamente importante para que la empresa cumpla con sus obligaciones legales, ya que el pago de sueldos y prestaciones están regidos por la Ley Federal del Trabajo (LFT) y contempla el cumplimiento de la remuneración justa y en tiempo. 

Asimismo, los recibos de nómina ayudan a los profesionistas a entender el desglose de su sueldo, lo que fomenta la transparencia y la confianza en la relación laboral. 

Algunas empresas optan por usar servicios digitales de dispersión salarial que mejoran la experiencia de las personas que trabajan, ya que pueden ver su nómina en tiempo real. 

En México no hay un modelo oficial para desarrollar la nómina, pero de acuerdo con el Artículo 8 hay ciertos elementos que deben incluirse para registrar correctamente la información del trabajador y las condiciones de su contratación:

• Nombre y razón social de la empresa: Estos datos son utilizados para distinguir a la organización y son necesarios para cualquier trámite legal o administrativo.
• Número de registro patronal: Se asigna a cada empleador que inscribe a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e identifica a la empresa en sus obligaciones de seguridad social.
• Nombre completo del trabajador: Se debe registrar el nombre legal del colaborador y debe coincidir con el que aparece en su identificación oficial.
• Clave Única de Registro de Población (CURP): Código alfanumérico que identifica de manera única a cada persona mexicana. 
• Período que comprende: Es el intervalo de tiempo durante el cual se calcula el pago de la nómina, por ejemplo, semanal, quincenal o mensual, según lo establecido por la empresa y las condiciones laborales acordadas.
• Semana laboral: Es el total de días que el trabajador ha estado presente en su puesto durante el período correspondiente.
• Duración de la jornada: La cantidad de horas que el empleado debe laborar diariamente.
• Tipo de contrato: Si es tiempo indeterminado, determinado, para obra determinada, por temporada, para capacitación inicial o período de prueba.

Asimismo, debe incluirse el sueldo del colaborador y las deducciones de nómina; estas generalmente se destinan a la seguridad social del mismo, ya que este descuento al salario se designa a gastos médicos, caja de ahorro o pago de impuestos, por mencionar algunos ejemplos.

También deben aplicarse los descuentos de Impuestos Sobre la Renta (ISR) y de cargas sociales, los cuales deben contabilizarse junto con las deducciones del IMSS. 

El ISR es un tributo que se aplica a personas físicas y morales sobre sus ganancias y es una de las principales fuentes de ingresos para el gobierno, ya que es utilizado para financiar servicios públicos, infraestructura y programas sociales.

Ahora que sabes cómo hacer una nómina, necesitas conocer los tipos que existen para poder realizarla de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

En México existen dos tipos de nómina, la ordinaria y la extraordinaria, y cada una se adapta a ciertos escenarios.

De acuerdo con la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina 4.0, la nómina ordinaria refleja los pagos recurrentes por periodicidad específica que una empresa realiza a sus empleados. 

Estos pueden hacerse en períodos específicos, por ejemplo, semanal, decenal, catorcenal, quincenal, mensual y bimensual. Los esquemas de pago se ajustarán a las necesidades de cada empresa.

Por otro lado, la nómina extraordinaria representa los pagos adicionales a la ordinaria y registra ingresos que no son parte del salario regular del trabajador. 

Por ejemplo, para calcular la nómina se toman en cuenta bonos de ventas o por buen rendimiento, el pago de la prima vacacional, un finiquito, aguinaldo, entre otros.  

Su propósito es tener una cotización justa de las retenciones fiscales, ya que los impuestos generados serán diversos a la nómina ordinaria, puesto que el monto es mayor.

Su elaboración requiere mucha atención, pero a la vez ofrece varios beneficios a la organización.

Implementar la nómina de forma correcta en una empresa trae consigo múltiples beneficios que pueden mejorar la organización financiera: 

• Realizas tus deberes como empleador: La principal ventaja de implementar correctamente la nómina es que aseguras el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales, evitando multas y sanciones para tu empresa.
• Agilizas el pago de impuestos: Al gestionar bien los pagos a los colaboradores, se pueden realizar cálculos exactos de los salarios y deducciones, lo que asegura que los impuestos correspondientes se realicen correctamente.
• Orden en la contabilidad: Al tener un registro claro de los salarios y deducciones de los empleados, puedes realizar una mejor conciliación de cuentas al relacionar los pagos de nómina con otros registros contables, como impuestos y aportaciones a la seguridad social.

Ahora que conoces las ventajas de una correcta implementación de nómina, puedes apoyarte del servicio que brinda BBVA a las empresas para que te sea más sencillo realizarla. 

Tener la nómina de tu empresa con BBVA aumenta la productividad de tu negocio al automatizar procesos repetitivos, liberando tiempo para hacer tareas más estratégicas y de mayor impacto para la empresa.

Ahora que ya sabes qué se necesita para hacer una nómina y conoces el servicio adecuado para hacer la disperción de salario, puedes optimizar la contabilidad de tu empresa.